Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2025
Deze privacyverklaring is van toepassing op de dienstverlening van Dewi Online BV en op het gebruik van de Dewi Online Software.
De Dewi Online Software is de door Dewi Online BV ontwikkelde en beheerde SaaSdienst waarmee onze klanten (verenigingen, organisaties en bedrijven) hun ledenadministratie, toegangscontrole, (online) verkoop van tickets en reserveringen voor activiteiten en arrangementen, (online) kassaverkopen en de verwerking van betalingen (al dan niet via externe payment service providers (PSP’s)) kunnen beheren en uitvoeren.
Via de Dewi Online Software worden persoonsgegevens verwerkt van klanten en hun eindgebruikers.
Dewi Online BV
Adres: Middelweg 2, 5253 CA, Nieuwkuijk
KvK-nummer: 71784454
Contact: support@dewi.nl | 013-7620700
Rollen bij gegevensverwerking
Dewi Online BV is:
Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij verwerkt voor eigen doeleinden (zoals administratie, klantenservice, beveiliging, facturatie en marketing); en
Verwerker voor persoonsgegevens die door klanten en hun eindgebruikers in de Dewi Online Software worden ingevoerd (“Content”).
De afspraken over deze verwerkingen zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst met onze klanten. Onze privacy-officer is bereikbaar via support@dewi.nl
Wij verwerken persoonsgegevens van:
Leden, daggasten, deelnemers en eindgebruikers van onze klanten (waaronder gezinsleden binnen familieabonnementen, derhalve inclusief minderjarigen)
Klanten (bedrijven en organisaties)
Medewerkers van klanten
Identificerende gegevens:
zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en geslacht.
Account- en contactgegevens:
Gebruikersnaam, E-mailadres, wachtwoord (versleuteld, ook voor gebruikers van onze klanten)
Contact- en communicatiegegevens:
Correspondentie via e-mail en/of berichten
Klantenservice interacties
Bedrijfsgegevens:
Naam en adres organisatie
KvK-nummer, BTW-nummer
Contactpersonen, functie en rol binnen de organisatie;
Financiële gegevens:
Betaalgegevens (ook verwerkt via PSP’s zoals o.a. Mollie, Pay.nl, Adyen),
Factuurgegevens,
Aankoop- en betalingsgeschiedenis, transacties via PSP’s;
Reserverings- en afspraakgegevens:
Datum, tijd en locatie van reserveringen, afspraken,
Type dienst of behandeling;
Gezondheidsgegevens:
alleen indien en voor zover ingevoerd door klanten (bijv. allergieën of trainingsinformatie). Deze bijzondere persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van de klant, die verantwoordelijk is voor de wettelijke grondslag en het verkrijgen van uw expliciete toestemming;.
Gedrags- en voorkeursgegevens:
voorkeuren, interesses en gebruikspatronen binnen de Dewi Online Software (bijvoorbeeld favoriete lessen, diensten, rapporten), verzameld ter verbetering van de gebruikservaring en beveiliging;
Logging en bewerking:
registraties van handelingen van eindgebruikers en medewerkers van klanten (zoals inzage, wijzigingen of reserveringsacties), uitsluitend voor beveiliging, auditing en ondersteuning;
Gebruiks- en technische loggegevens:
IP-adressen, apparaatgegevens, foutmeldingen en tijdstempels, ten behoeve van beveiliging, ondersteuning en analyse.
Ondersteunings- en ontwikkelingsgegevens:
informatie die Dewi Online BV zelf verwerkt bij supportverzoeken, softwareontwikkeling, beveiliging, marketing of statistische analyse. Deze verwerking gebeurt uitsluitend voor interne kwaliteits- en beveiligingsdoeleinden.
Bij familieabonnementen kan het familiehoofd:
Gegevens van gezinsleden beheren;
Reserveringen en aankopen doen namens gezinsleden
Inzage krijgen in activiteiten en historie van gezinsleden
Het familiehoofd moet meerderjarig zijn en geldt als contactpersoon binnen het familieabonnement.
Dewi Online BV gaat ervan uit dat het familiehoofd hiervoor toestemming heeft van de betrokken gezinsleden en, indien van toepassing, hun wettelijke vertegenwoordigers. Gegevens van minderjarigen worden uitsluitend verwerkt binnen de context van de Dewi Online Software en met passende bescherming.
Wij verwerken persoonsgegevens om:
user accounts aan te maken en te beheren;
reserveringen, afspraken, lidmaatschappen en betalingen te verwerken (al dan niet via externe PSP’s);
operationele en statistische rapportages te genereren ten behoeve van klanten (zoals overzichten van leden, boekingen, betalingen en gebruik van de Dewi Online Software);
facturen, bevestigingen en andere communicatie te versturen;
klantenservice en ondersteuning te bieden;
de werking, beveiliging en kwaliteit van de Dewi Online Software te verbeteren;
gebruikersgedrag te analyseren en de gebruikservaring te optimaliseren;
koppelingen via API’s met externe systemen te faciliteren (onder verantwoordelijkheid van de klant);
nieuwsbrieven of marketingberichten te verzenden (alleen na toestemming);
wettelijke verplichtingen na te leven.
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
Uitvoering van een overeenkomst
Wettelijke verplichting
Gerechtvaardigd belang
Toestemming (bijvoorbeeld bij marketing of bijzondere gegevens)
Verwerking binnen de EU: Wij verwerken en slaan persoonsgegevens uitsluitend op binnen de Europese Unie. Onze hostingpartners en subverwerkers bevinden zich in EU-lidstaten en voldoen aan de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij maken geen gebruik van diensten buiten de EU, tenzij daarvoor passende waarborgen (zoals EU-modelclausules) zijn getroffen.
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten, waaronder:
Payment service providers (voor betalingstransacties)
Hosting- en IT-dienstverleners
Administratie- en boekhoudpartners
Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht
Externe applicaties en platforms waarmee klanten zelf koppelingen tot stand brengen via de beschikbare API’s van de Dewi Online Software. De eerste vier categorieën partijen handelen als subverwerkers van Dewi Online: zij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en onder onze verantwoordelijkheid. Met al deze subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG. De koppelingen met externe applicaties worden daarentegen uitsluitend geactiveerd en beheerd onder verantwoordelijkheid van de klant. Dewi Online faciliteert de technische gegevensuitwisseling, maar is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar.
Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Account- en gebruikersgegevens: zolang het user account actief is + 1 jaar
Gegevens van medewerkers van de klant: zolang de overeenkomst tussen Dewi Online Bv en de klant voortduurt + 1 jaar
Contact- en supportgegevens: 2 jaar na afhandeling
Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure
Content die wordt verwerkt namens klanten: wordt verwijderd of onomkeerbaar ontoegankelijk gemaakt binnen drie (3) maanden na beëindiging van de overeenkomst inzake het gebruik van de Dewi Online Software door de klant, conform de bijbehorende verwerkersovereenkomst met de klant.
De bewaartermijnen voor Content binnen de Dewi Online Software worden bepaald door de klant (verwerkingsverantwoordelijke)
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en openbaarmaking. Wij voeren periodiek beveiligingsaudits en risicoanalyses uit om de veiligheid van gegevens te waarborgen en te verbeteren.
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten kunt u bij ons uitoefenen door een verzoek in te dienen via de contactgegevens onder artikel 1. U heeft recht op:
Inzage in uw gegevens
Correctie of verwijdering van uw gegevens
Beperking van verwerking
Overdraagbaarheid van gegevens
Intrekking van toestemming
Bezwaar tegen verwerking
Dewi Online BV bevestigt de ontvangst van ieder verzoek en reageert binnen één (1) maand na ontvangst. Wanneer uw gegevens in de Dewi Online Software worden verwerkt namens een klant, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk voor de afhandeling van uw verzoek. Dewi Online is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling van dergelijke verzoeken, maar kan — voor zover technisch mogelijk en redelijk — de betreffende klant ondersteunen bij de afhandeling. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Privacy functies in onze software: De Dewi Online Software biedt klanten de mogelijkheid om persoonsgegevens van eindgebruikers te anonimiseren of pseudonimiseren. Voor minderjarigen kunnen alle in deze bepaling genoemde rechten worden uitgeoefend door hun wettelijke vertegenwoordiger.
De Dewi Online Software gebruikt cookies om de werking en prestaties te verbeteren.
Functionele cookies: noodzakelijk voor basisfunctionaliteit.
Analytische cookies: voor prestatie- en gebruiksstatistieken.
Marketing- en trackingcookies: alleen na expliciete toestemming, beheersbaar via de cookie-instellingen.
De software ondersteunt Google Tag Manager voor klanten die eigen trackingtools (zoals Google Analytics) activeren. Deze verwerking valt onder het privacybeleid van de betreffende klant.
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Dewi Online BV haar klanten langs elektronische weg. De meest recente versie is steeds beschikbaar via de Dewi Online Software en op onze website. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen. https://dewi.nl/privacy-policy