Lidmaatschapsmanagement

Voor ketens maar ook voor Personal Trainers

Bij Dewi Online snappen we dat u flexibel wilt zijn in de wijze waarop u abonnementen opzet en prijst, lessen in rekening brengt, add-on opties inricht en combi mogelijkheden creëert. In Dewi Online is dit alles simpel, veilig en gebruiksvriendelijk in te richten en vast te leggen, waardoor u zeker weet dat de juiste bedragen in rekening worden gebracht. Snel, flexibel, overzichtelijk en correct. Dit laatste is cruciaal want dit is immers het hart van uw bedrijfsvoering.

Dewi Online is ingericht om – op basis van reserveringen, verkopen en bezoeken – eenvoudig en efficiënt de gegevens en transacties van bezoekers en lidmaatschappen vast te leggen. De informatie die dit oplevert, wordt gebruikt om de communicatie met uw klanten zo optimaal mogelijk te organiseren. De integratie van een grote diversiteit aan modules, het digitale dossier en de cloud basis geven u alle tools om uw club zo efficiënt mogelijk te organiseren. En met de app hebben uw leden zelf direct de gewenste informatie binnen handbereik.

Debiteurenbeheer

Inclusief SEPA-Incasso en boekhoudkoppelingen

Hoe uw organisatie er ook uit ziet en welke trainingen en lessen u ook geeft, de kernactiviteit van het bedrijf ligt bij het realiseren van de doelen van uw leden; niet bij administratie, facturatie, betalingen en boekhouding. Dewi Online richt je één keer in en daarna zijn alle financiële taken geautomatiseerd. Je kunt nu compleet ontzorgd worden en vol de aandacht op uw klanten richten.

Incasso’s wijzigen, abonnementen pauzeren of een stornering ontvangen? Dewi Online maakt het eenvoudig mogelijk om deze mutaties te verwerken en ondersteunt in de benodigde vervolgacties. Denk aan het versturen van bevestigingsmails, tot zelfs het online laten betalen via een iDeal betaallink.

Doordat het een geïntegreerd systeem is, is er een directe koppeling tussen de facturatie en of uw klant de factuur heeft betaald binnen de door u gestelde betaaltermijn. Is dit laatste niet het geval, dan stuurt Dewi Online geautomatiseerd herinneringen op de manier zoals u dat wenst: via mail of per brief.

Gedurende dit debiteurenbeheer-proces kunt u via de debiteurenbeheer module van Dewi Online o.a.:
• zelf de herinneringstermijn instellen of het proces pauzeren of stopzetten;
• de communicatie met uw klant over openstaande facturen vastleggen en teruglezen;
• betalingsafspraken maken met uw klant.
Indien het debiteurenproces uiteindelijk niet succesvol is, kan via de automatische koppeling met bijvoorbeeld ‘Van Es Deurwaarders’, op basis van het in Dewi Online opgebouwde dossier de automatische incassofunctionaliteit worden opgestart.

Toegangscontrole

Snel, 24/7 en 100% online

De toegangscontrolemodule geeft u controle over en inzicht in wie er in uw locatie aanwezig is, op ieder moment. Klanten worden desgewenst ontvangen door middel van een welkomstscherm met instelbare informatie. Wanneer toegang niet is toegestaan, dan wordt getoond waarom dit het geval is. Ook maakt deze module het mogelijk de openingstijden flexibel uit te breiden, zonder dat u meer receptiemedewerkers hoeft in te zetten. Openingstijden tot 24/7 worden hiermee mogelijk. Daarnaast wordt het instellen van specifieke tijdszones voor bepaalde abonnementen makkelijk hanteerbaar, om zo zelf de gewenste drukte per tijdszone te sturen.

Omdat toegangscontrole geïntegreerd is in Dewi Online, worden bezoeken automatisch gelogd en worden standaard geautomatiseerde activiteiten opgestart. Enkele voorbeelden daarvan zijn: check op geldigheid abonnement bij binnenkomst, bijwerken van strippenkaarten, inloggen van leden die deelnemen aan een groepsles, enzovoort. De bezetting van groepslessen wordt snel inzichtelijk; zo kunt u met specifieke abonnementen de juiste mix van lessen en trainers optimaliseren.

Bovendien biedt het vastleggen van de bezoekfrequentie u waardevolle informatie over bezoekpatronen, waarmee u uw retentieverhogende acties kunt ondersteunen. Met de analyse van de toegangsregistratie kunt u ook bezoekpatronen herkennen, om zo uw dienstverlening gerichter te kunnen afstemmen op de aanwezigheid van uw leden.

Roosters & reserveren

Flexibele planning, voor elk vraagstuk & online

Geen zorgen meer over roosters, agenda’s en boekingen, want het plannen van lessen, activiteiten en evenementen wordt eenvoudig. Dewi Online heeft een geïntegreerde, uiterst flexibele planningsmodule, die in alle facetten is in te richten op uw organisatie. Of het nu meerdere trainers en verschillende activiteitstypes zijn (bijvoorbeeld fitness, tennis, spinning, jumping), in Dewi Online kunt u het snel en makkelijk inplannen. Groepslessen, één-op-één sessies, teamoverleg en evenementen plant u in en wijst u toe, met de daarbij gewenste e-mailnotificaties. Dit geldt voor éénmalige sessies, maar ook voor reserveringen met een terugkerend karakter, waarbij rekening wordt gehouden met de vrij instelbare, beschikbare capaciteit van trainers en ruimtes.

Trainers kunnen snel hun roosters inzien en onderling afspraken en overleg plannen. Ook wordt het overnemen van een groepsles eenvoudiger. Gecombineerd levert dit een overzichtelijk totaalrooster op, in een mooie, kleurgecodeerde weergave. Natuurlijk zijn de roosters te integreren in uw website en app, én snel te downloaden, voorzien van uw logo .

Uw leden hebben online een goed inzicht in hun persoonlijke planning en kunnen direct via de app een reservering maken voor een plek in een groepsles. Wanneer de les volgeboekt is, zien ze dit en kunnen ze eventueel een plek op de wachtlijst boeken. Mocht er iets tussen komen, dan kunnen ze hun afspraak online verzetten. Het totale rooster wordt dan meteen bijgewerkt en notificaties worden verstuurd. No-shows worden zo geminimaliseerd; uw efficiency en servicegraad worden verhoogd.

Keten & PT functionaliteit

Flexibiliteit en zelfs white label

Dewi Online is om efficiency-redenen opgebouwd vanuit de ketengedachte. Vanuit het basissysteem kan één centrale inrichting worden opgezet, om deze vervolgens toe te kennen aan de diverse locaties. Die inrichting kan in categorieën worden verbijzonderd, om zo diverse (geografische) locatie- of vestigingstypen te creëren. Daarnaast kunnen op individueel vestigingsniveau – op basis van de toegekende rechten – aanpassingen worden verricht aan de basisinstellingen. Zo is het systeem optimaal flexibel.

Op deze manier hebt u ook bij meerdere vestigingen de optimale efficiency- en beheersmogelijkheden, plus de optie om alle benodigde vrijheden op vestigingsniveau toe te kennen. Deze mogelijkheden verhogen de efficiency van uw processen, omdat ook alle administratieve en financiële processen qua ledenbeheer en (rooster)planning te centraliseren zijn.

Deze opzet is zeker ook passend voor een Boutique club of een Personal Trainer studio. Het éénmalig goed inrichten van de basis van Dewi Online maakt dat u dit systeem zoveel mogelijk taken automatisch laat uitvoeren. Bijvoorbeeld de flexibele planningsmodule, de begeleiding van klanten (met de eenvoudig zelf in te richten voortgangsmodule en trainingsschema’s) tot en met de facturatie en het debiteurenbeheer. U kunt volstaan met alleen onze software – die online op alle devices en overal te gebruiken is – of desgewenst koppelen met uw favoriete, specifieke trainings- of voedingsapp.

Dus: voor zowel grote ketens als kleinschalige personal trainers is Dewi Online de eenvoudige, geïntegreerde totaaloplossing, die u ondersteunt in het zo efficiënt en effectief mogelijk beheersen van uw organisatie. Daarbij is het complete pakket (software en app) als white label verkrijgbaar en conform uw wensen in te richten, om uw specifieke merkpositie en uitstraling verder te optimaliseren.

Point of Sale

Met uitgebreide horeca functionaliteit inclusief app

Beschikt u over horeca- of retail activiteiten, dan hebt u waarschijnlijk een kassasysteem. Maar wilt u niet liever een geïntegreerd kassasysteem, waarbij alle data direct gekoppeld is aan uw ledenadministratie en u dus meer kunt dan alleen transacties verwerken?

Dewi Online beschikt over een premium kassasysteem, dat specifiek voor horeca ontwikkeld is. In eerste instantie gaat het dus om uw gasten goed en snel te bedienen. Daarnaast hebt u direct de beschikking over relevante informatie zoals dagrapporten en voorraadinformatie. Het kassasysteem werkt op alle devices en is dus overal makkelijk te gebruiken, ook op evenementen, catering en BBQ’s op locatie. Een veelzijdige oplossing op maat. Zelfs in meerdere talen.

Omdat het kassasysteem geïntegreerd is in Dewi Online, hebt u niet alleen inzicht in uw omzet en voorraad, maar ook meer inzicht in het complete plaatje. U kunt zich dus focussen op waar het om gaat: zorgen dat uw tevreden gasten vooral ook terugkerende gasten worden.

Dranken en gerechten zijn met foto’s, omschrijvingen en prijzen in te stellen, voor meerdere locaties tegelijk. Rekeningen zijn te splitsen of bij elkaar te voegen. Betaalmogelijkheden zijn flexibel en te verrekenen met het tegoed van leden. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om uw klanten zelf via uw app te laten bestellen, waardoor de snelheid en de omzet wordt verhoogd. Uw premiumkassa beschikt verder over een uitgebreid floormanagementsysteem en natuurlijk kunnen kassalades, barcode scanners, bonnenprinters en zelfs de keukenprinter worden gekoppeld.

In Dewi Online is alle data real-time in te zien. De rapportagemodule heeft ook voor de POS-module een uitgebreide set data reports voorhanden, waarbij ook perioden te vergelijken zijn. Natuurlijk alles op basis van toegekende rechten, per groep of per rol. Dit ondersteunt u ook bij het inplannen van personeel.

Nieuwe hardware is niet nodig; via de app kunt u gewoon bestaande hardware gebruiken. Werkt het internet even niet? Onze on-site back up-faciliteit zorgt dat u de kassa kunt blijven gebruiken; als er weer internet is, wordt alle data alsnog gesynced. Natuurlijk kunnen we ook voorzien in een 4G-oplossing.

Trainingsprogramma-module

Klant volgsysteem / leerling volgsysteem

Deze module is een flexibele tool die het mogelijk maakt om uw trainingsprogramma’s in te richten door deelprogramma’s aan te maken met daaraan gekoppelde competenties. Makkelijk in gebruik voor uw trainers, die zelfs tijdens de lessen de prestaties van sporters en leerlingen kunnen bijwerken. Geen overbodige administratie meer door het realtime vastleggen van informatie.

Een specifieke toepassing die met deze module kan worden geadministreerd, is de zwemopleiding. De module is standaard ingericht voor de meest voorkomende zwemopleidingen, maar kan daarnaast eenvoudig aan uw specifieke lesmethoden worden aangepast. Zowel qua leerdoelen als qua niveaus. Ook voorziet het systeem in een wachtlijst en inhaallessen.

Ouders hebben via de app toegang tot het digitaal volgsysteem van hun kind, kunnen mutaties doorgeven en lessen plannen. De communicatietool van Dewi Online zorgt voor de benodigde (automatische) notificaties. Afsluitend aan de succesvol afgeronde opleiding hebt u de mogelijkheid het diploma te printen. Vanzelfsprekend voldoet Dewi Online aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De rapportagemodule biedt ook voor deze module een standaard set rapporten aan. Daarnaast kunt u naar eigen inzicht rapporten opstellen. Ook kunnen standaard notificatie mails worden ingepland, bijvoorbeeld over bezetting of leerlingenaantallen, zodat u altijd up to date geïnformeerd bent.

Communicatie & retentie

Uitgebreide mogelijkheden voor marketing

Dewi Online heeft als geïntegreerd systeem de beschikking over veel data. Met onze rapportgenerator kunt u bezoekpatronen van leden analyseren. Vervolgens kunt u met de takenmanagementtool retentieacties inrichten en de resultaten daarvan meten.

Dit biedt u een breed pakket aan marketing- en retentietools die de communicatie met uw bestaande en oud-leden eenvoudiger en meer gestructureerd maakt:
• Koppeling van online promotie-acties aan de online inschrijven module;
• Vastleggen van management informatie, waarop later gefilterd kan worden;
• Met een geautomatiseerde activiteitenmodule verstuurt u e-mail berichten, ook gepersonaliseerde berichten zijn mogelijk;
• Bepaalde promotieactiviteiten worden alleen verstuurd naar de door u bepaalde doelgroepen, op basis van simpel in te stellen filters;
• Geautomatiseerde signalering bij instelbare periodes van afwezigheid (non-use) of veranderde trainingsfrequentie (low-use);
• Geautomatiseerde promotionele acties gericht op cross-selling mogelijkheden binnen uw dienstenpakket;
• Snelle communicatie ten aanzien van veranderingen in geboekte groepslessen;
Loyalty- en webshop-faciliteiten.

Geïntegreerd loyaltysysteem

Inclusief ingerichte webshop

Elke dag nemen consumenten beslissingen over hoe ze tijd, inspanningen en geld gaan besteden. Doet de klant deze bestedingen bij voorkeur bij u – in plaats van in een vergelijkbare setting – dan mogen we die klant loyaal noemen. Loyaliteit is essentieel voor het langetermijnsucces van uw organisatie. Het werven van een nieuwe klant kost namelijk zeven keer meer inspanning dan het behouden van een bestaande klant. Maar hoe meet je die loyaliteit en hoe kunt u loyaliteit belonen?

Met Dewi Online’s geïntegreerde loyaltymodule kunt u een compleet pakket aan incentives bieden, die het lidmaatschap  interessanter maken voor u beiden. Zo versterkt u uw community. Bovendien geeft de module u inzicht in de tevredenheid van uw klanten, waarbij herhaling van acties wijst op een zekere loyaliteit.

Enkele voorbeelden:

• Leden verdienen credits door inschrijvingen, het verlengen van contracten, bezoeken aan bepaalde activiteiten, enzovoort. Het geïntegreerde loyaltysysteem van Dewi Online legt al deze transacties automatisch vast en wijst punten toe;
• Leden kunnen ook verwijzingscredits verdienen: u maakt een aanbieding voor nieuwe leden, die door bestaande leden wordt doorgestuurd aan hun vrienden. Bij aanmelding wordt gevraagd naar de herkomst van hun interesse voor uw organisatie, waarna uw lid automatisch de credits krijgt bijgeschreven;
• Niet alleen herhaling van bezoek is belangrijk voor loyaliteit, maar ook de tijd en frequentie van de bezoeken bepalen het succes van uw organisatie. Om aan te sluiten op de gewoontes van de klant, kunt u in deze module tijds- en bezoekbonussen inzetten om het gedrag te sturen. Zo kunt u bovendien het aantal bezoeken op piek- en dalmomenten (en -seizoenen) sturen;
• Ook kunt u het loyaltysysteem inzetten voor het promoten van andere diensten en locaties, waardoor het upgraden van lidmaatschappen zal toenemen;
• Hoe intensiever de relatie tussen uw organisatie en een lid is, hoe meer die loyaliteit wordt gewaardeerd. De verdiende credits kunnen door uw leden worden besteed in uw webshop. Deze aankopen zullen de relatie tussen u en uw leden nog verder versterken.
• De credits worden niet alleen besteed aan uw eigen producten en diensten (zoals losse artikelen of zelfs abonnementen), maar ook aan andere producten. Deze kunnen via ‘dropshipping’ geleverd worden via uw webshop, zonder dat dit uw organisatie extra logistieke handelingen kost. Afrekenen met iDEAL of betalingen via automatische incasso (SEPA) kunnen eenvoudig afgehandeld worden.

Social media & website

Community en social media integratie

De wereld wordt meer en meer digitaal. Uw website moet dan ook meer doen dan alleen de weergeven van openingstijden, lesroosters en lidmaatschapsopties. Via uw website en digitale communicatie wilt u laten weten wat uw locatie allemaal te bieden heeft. Met een blog kunt u uw leden up-to-date houden, de interesse van lezers wekken en bouwen aan uw eigen community.

Met een online community biedt u een extra dimensie om de bloeiende atmosfeer van uw locatie ook op het web uit te stralen. Daarbij kunnen methoden en intensiteit worden afgestemd op de onderliggende activiteit. Een fitnessblog, een fotogalerij of een bericht over een aankomend event via uw Facebookpagina; er zijn vele manieren om te communiceren wat er binnen uw organisatie te doen is. Positieve berichten en mooie beelden zullen uitnodigen tot het delen, reageren en doorsturen, zeker in combinatie met een goed loyaltyprogramma. Met deze Dewi Online tools versterkt u de basis van uw ledenbestand en vergroot u de aantrekkingskracht van uw organisatie voor nieuwe bezoekers.

Trainer- en klanten-app

App/webportaal /kiosk

Geef uw trainers meer tijd voor de sporters / leerlingen door gebruik te maken van Dewi Online’s personeelapp voor telefoon en tablet. Het direct inplannen van persoonlijke afspraken tussen trainer en sporter wordt zelfs in de meest lastige agenda’s eenvoudig. Zelf kunt u uw medewerkers ook beter en sneller inplannen op en rond hun verwachte aanwezigheid, doordat het dagelijkse werkschema snel inzichtelijk is. Verder ondersteunt de ‘in en uit klokken’-functie u in het gemakkelijker berekenen van de gewerkte uren.

Deze personeelsfunctionaliteit heeft als grote voordeel dat alles geïntegreerd en aangesloten is op uw lesrooster, dat ook te zien is in Dewi Online’s ledenapp. Deze app vergroot de betrokkenheid van uw leden doordat ze direct het lesrooster kunnen inzien, de opzet van lessen kunnen opvragen en achtergrondinformatie over trainers kunnen lezen. Ook kunnen ze hun plek reserveren in de qua aantal beperkte groepsles, waarin ook hun vrienden trainen. Betalingen kunnen worden gemanaged en onderlinge communicatie wordt mogelijk met de geïntegreerde community functie.

De kioskfunctie van Dewi Online gaat nog verder dan de app. Hiermee kunt u een entreefunctie creëren die 24/7 toegang verschaft. Ook kunt u een inschrijving volledig online laten plaatsvinden voor nieuwe leden; dit is papierloos, voldoet aan alle wettelijke vereisten en is inclusief het maken van foto’s, de uitgifte van ledenpassen alsook betalingen met Pin en andere betaalmethodes.

Rapportage en dashboard

Uitgebreide managementinformatie en statistieken

Intelligentie komt natuurlijk niet zomaar in slimme systemen en apparaten terecht. Het begint altijd met de vraag: welke data is relevant of zelfs cruciaal voor onze business? De volgende stap is deze data te verzamelen en in kaart te brengen. Uiteraard geautomatiseerd door middel van geavanceerde hardware- en softwaretechnieken die de data aan het internet koppelen.

Slimme systemen die de belangrijke gegevens omzetten naar informatie, om uiteindelijk ook voorspellende data te krijgen. Daarmee kun je in spelen op trends en ontwikkelingen, maar ook kosten besparen. Managementinformatie wordt daarmee Business Intelligence.

Dewi Online beschikt over rapportage- en analysetools, die direct inzicht bieden in elk gewenst aspect van uw organisatie. Met deze tools kunt u – volledig naar eigen grafische wens – een management dashboard inrichten, met KPI’s zoals omzet, storno’s, actieve leden en nieuwe leden. Op basis van voorgedefinieerde rapporten kunt u uw eigen rapportages opstellen en bewaren. Exporteren van deze gegevens is middels de exportknop overal in het pakket mogelijk; naar een spreadsheet programma dan wel direct per mail. Dit laatste kan ook voor rapporten automatisch ingesteld worden.

De Dewi Online rapportage tools maken het mogelijk om rapportages binnen bepaalde doelgroepen te delen, templates voor meerdere vestigingen te gebruiken en data te cumuleren. Ofwel ‘See the big picture’ is direct en eenvoudig beschikbaar als u meerdere vestigingen heeft. U kunt op basis van de managementinfo direct actie ondernemen voor wat betreft storno’s, afwezigheid bij gereserveerde groepslessen, het opzetten van promotionele acties en meer.

Daag ons uit!

Wij bieden een geïntegreerd totaalpakket, maar het kan zijn dat u specifieke mogelijkheden voor uw business case mist? Wij gaan graag de uitdaging aan om samen met u de gewenste oplossing te creëren.