Lidmaatschapsmanagement

Voor ketens maar ook voor Personal Trainers

Bij Dewi Online snappen we dat u flexibel wilt zijn in de wijze waarop u abonnementen opzet en prijst, lessen in rekening brengt, add-on opties wilt inrichten en combi mogelijkheden wilt creëren. In Dewi Online is dit alles simpel, veilig en gebruiksvriendelijk in te richten en vast te leggen, waardoor u zeker weet dat de juiste bedragen in rekening worden gebracht. Snel, flexibel, overzichtelijk en correct. Dit laatste is natuurlijk cruciaal want  dit is immers het hart van uw bedrijfsvoering.

Dewi Online is ingericht om, op basis van reserveringen, verkopen en bezoeken, eenvoudig en efficiënt de gegevens en transacties van bezoekers  en lidmaatschappen vast te leggen. De informatie die dit oplevert zal worden gebruikt om de communicatie met uw klanten  zo optimaal mogelijk te organiseren. De integratie van een grote diversiteit aan modules, het digitale dossier en de cloud basis geeft u alle tools om uw club zo efficiënt mogelijk te organiseren. En middels de app biedt u uw leden de mogelijkheid om zelf direct de gewenste informatie binnen handbereik te hebben.

Debiteurenbeheer

Inclusief SEPA-Incasso en boekhoudkoppelingen

Hoe je organisatie er ook uit ziet en welke trainingen en lessen je ook geeft, de kernactiviteit van je bedrijf ligt bij het realiseren van de doelen van je leden en niet bij administratie, facturatie, betalingen en boekhouding. ‘Dewi Online’ richt je één keer in en daarna zijn alle financiële taken geautomatiseerd. Je kan nu compleet ontzorgt worden en vol de aandacht op uw klanten focussen.

Incasso’s wijzigen, abonnementen pauzeren of u krijgt te maken met een stornering? Dewi Online maakt het eenvoudig mogelijk om deze mutaties te verwerken en ondersteunt in de benodigde vervolgacties. Denk aan het versturen van bevestigingsmails, tot zelfs het online laten betalen via een i-Deal betaallink.

Doordat het een geïntegreerd systeem is, is er een directe koppeling tussen de facturatie en of uw klant de vordering of factuur heeft betaald binnen de door u gestelde betaaltermijn. Is dit laatste niet het geval, dan stuurt Dewi Online geautomatiseerd herinneringen op de manier zoals u dat wenst, via mail of per brief. Gedurende dit debiteurenbeheer-proces kunt u via de debiteurenbeheer module van Dewi Online o.a.:
• zelf de herinneringstermijn instellen of het proces pauzeren of stopzetten;
• de communicatie met uw klant over openstaande facturen vastleggen en teruglezen;
• betalingsafspraken maken met uw klant;
Indien het debiteurenproces uiteindelijk niet succesvol is, kan via de automatische koppeling met bijvoorbeeld ‘Van Es Deurwaarders’, op basis van het in Dewi Online opgebouwde dossier de automatische incassofunctionaliteit worden opgestart.

Toegangscontrole

Snel, 24/7 en 100% online

De toegangscontrolemodule geeft u controle over en inzicht in wie er op ieder moment in uw locatie  aanwezig is. Klanten worden desgewenst middels een welkomstscherm  met instelbare informatie ontvangen. Indien toegang niet toegestaan is, dan wordt getoond waarom dit het geval is. Daarnaast maakt deze module het mogelijk om de openingstijden flexibel uit te kunnen breiden, zonder dat u meer receptiemedewerkers hoeft in te zetten. Openingstijden tot 24/7 worden hiermee mogelijk, maar ook het instellen van specifieke tijdszones voor bepaalde abonnementen wordt makkelijk hanteerbaar om zo  zelf de gewenste drukte per tijdszone te sturen.

Omdat toegangscontrole geïntegreerd is in Dewi Online, worden bezoeken automatisch gelogd en worden standaard geautomatiseerde activiteiten opgestart. Enkele voorbeelden zijn: check op geldigheid abonnement bij binnenkomst, strippenkaarten worden bijgewerkt, leden die deelnemen aan een groepsles worden ingelogd bij binnenkomst, etc. Tevens biedt het vastleggen van de bezoekfrequentie u ook waardevolle informatie over bezoekpatronen en ondersteunt daarmee uw retentie verhogende acties.

Middels de analyse van  de registratie  wordt u in staat gesteld bezoekpatronen te herkennen, om zo uw dienstverlening gerichter af te kunnen stemmen op de aanwezigheid van uw leden. De bezetting van groepslessen wordt snel inzichtelijk en middels specifieke abonnementen kunt u de juiste mix van lessen en trainers optimaliseren.

Roosters & reserveren

Flexibele planning, voor elk vraagstuk & online

Geen zorgen meer over roosters, agenda’s en boekingen, want het plannen van lessen, activiteiten en evenementen wordt eenvoudig. Dewi Online heeft een geïntegreerde, uiterst flexibele planningsmodule, die in alle facetten is in te richten op uw organisatie. Of het nu meerdere trainers en  verschillende activiteittypes (bijvoorbeeld fitness, tennis, spinning, jumping) zijn,  in Dewi Online kunnen snel groepslessen, één-op-één sessies, overleg en evenementen ingepland en toegewezen worden met de daarbij gewenste e-mail notificaties.
Zowel éénmalige sessies als ook reserveringen met een terugkerend karakter, waarbij rekening wordt gehouden met de vrij instelbare beschikbare capaciteit van trainers en ruimtes.

Trainers kunnen snel hun roosters inzien of onderling afspraken en overleg plannen. Ook wordt het overnemen van een groepsles eenvoudiger., Gecombineerd levert dit voor een overzichtelijk totaalrooster op, in een mooie, kleur gecodeerde weergave. De roosters zijn natuurlijk te integreren in uw website en geïntegreerde app, maar ook snel en voorzien van uw logo te downloaden.

Uw leden hebben online een goed inzicht in hun persoonlijke planning en kunnen direct via de app een reservering kunnen maken voor een plek in een groepsles. Als de les volgeboekt is, zien ze dit ook en kunnen we eventueel een plek op de wachtlijst boeken. Mocht er iets tussen komen dan kunnen ze hun afspraak meteen verzetten, waarbij het totale rooster meteen wordt bijgewerkt en notificaties gestuurd. No-shows worden zo geminimaliseerd, uw efficiency en servicegraad wordt verhoogd.

Keten & PT functionaliteit

Flexibiliteit en zelfs White label

Dewi Online is om efficiency-redenen opgebouwd vanuit de keten-gedachte, waarbij van uit het  basissysteem één centrale inrichting kan worden opgezet, om deze vervolgens toe te kennen aan de diverse locaties. Die inrichting kan in categorieën worden verbijzonderd, om zo  diverse (geografische) locatie- of vestigingstypen te creëren. Om toch flexibel te blijven kan op individueel vestigingsniveau, op basis van de toegekende rechten, aanpassingen worden verricht aan de basisinstellingen.

Zo heeft u bij meerdere vestigingen de optimale efficiency- en beheersmogelijkheden, plus de optie om alle benodigde vrijheden op vestigingsniveau toe te kennen. Deze mogelijkheden verhogen de efficiency van uw processen, omdat ook alle administratieve en financiële processen qua ledenbeheer en (rooster)planning te centraliseren zijn.

Deze opzet is zeker ook passend voor  een Boutique club of een Personal Trainer studio. Het éénmalig goed inrichten  van de basis van Dewi Online maakt dat u dit systeem zoveel mogelijk automatisch laat doen., De flexibele  planningsmodule, begeleiding van klanten middels de eenvoudig zelf in te richten voortgangsmodule &, trainingsschema’s tot en met de facturatie en debiteurenbeheer. Daarbij kunt u uitstekend volstaan met alleen onze software, die op alle devices en overal is te gebruiken, maar kunt u desgewenst koppelen met uw favoriete, specifieke trainings- of voedingsapp.

Dus: voor zowel Keten als Personal Trainer is Dewi Online de eenvoudige, geïntegreerde totaaloplossing, die u ondersteund in het zo efficiënt en effectief mogelijk uw specifieke organisatie te beheersen. Daarbij is het complete pakket ( software en App) als White Label verkrijgbaar en conform uw wensen in te richten, om uw specifieke merkpositie en uitstraling verder te optimaliseren.

Point of Sale

Met uitgebreide horeca functionaliteit incl. App

Indien u beschikt over horeca- of retail activiteiten, hebt u misschien een kassasysteem. Maar wilt u niet liever een geïntegreerd kassasysteem, waarover alle data direct gekoppeld is aan je ledenadministratie en dus meer kan dan alleen transacties verwerken?

Dewi Online beschikt over een premium kassasysteem, dat in de basis specifiek voor de Horeca ontwikkeld is. In eerste instantie gaat het dus om je gasten goed en snel te bedienen. Daarnaast heb je direct de beschikking over relevante informatie zoals dagrapporten en voorraadinformatie. Het kassasysteem werkt op alle devices dus is overal makkelijk te gebruiken, ook op evenementen, catering en BBQ’s op locatie. Een veelzijdige oplossing op maat. Zelfs in meerdere talen.

Daarnaast is het geïntegreerd in Dewi Online zodat u naast inzicht in uw omzet en voorraad, u ook meer inzicht hebt in het complete plaatje. U kunt zich dus focussen op waar het om gaat: zorgen dat uw tevreden gasten vooral ook terugkerende gasten worden.

Dranken en gerechten zijn met foto’s en omschrijvingen en prijzen in te stellen, ook voor meerdere locaties tegelijk. Rekeningen zijn te splitsen of bij elkaar te voegen, betaalmogelijkheden zijn flexibel en te verrekenen met het tegoed van leden. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om uw klanten zelf via uw app te laten bestellen, waardoor de snelheid en de omzet wordt verhoogd. Uw Premiumkassa beschikt verder over een uitgebreid floormanagementsysteem en natuurlijk kunnen kassalades, barcode scanners, bonnenprinters en zelfs de keukenprinter worden gekoppeld.

 

In Dewi Online is alle data real-time in te zien en de Rapportage module heeft ook voor de POS-module een uitgebreide set data reports voorhanden, waarbij ook perioden te vergelijken zijn. Natuurlijk alles op basis van toegekende rechten, per groep of per rol. Dit ondersteund ook bij het inplannen van personeel Nieuwe hardware is niet nodig; via de app kunt u gewoon bestaande hardware gebruiken. Werkt internet even niet? Onze on-site back up-faciliteit zorgt dat je de kassa kunt blijven gebruiken en doorwerken; als er weer internet is wordt alle adat alsnog gesynced. Natuurlijk kunnen we ook voorzien in een 4G oplossing.

Trainingsprogramma-module

klant volgsysteem / leerling volgsysteem

Met deze module krijgt u een flexibele tool in handen die het mogelijk maakt om uw trainingsprogramma’s in te richten door deelprogramma’s aan te maken met daaraan gekoppelde competenties. Makkelijk in gebruik voor uw trainers, die zelfs tijdens de lessen de prestaties van sporters en leerlingen kunnen bijwerken. Geen overbodige administratie meer door real time vastleggen van informatie.

Een specifieke toepassing die met deze module kan worden geadministreerd is de zwemopleiding. De module is binnen Dewi Online standaard ingericht voor de meest voorkomende zwemopleidingen, maar kan daarnaast eenvoudig aan uw specifieke lesmethoden worden aangepast. Zowel qua leerdoelen als qua niveau’s. Ook voorziet het systeem in een wachtlijst en inhaallessen.

Ouders hebben via de app toegang tot het digitaal volgsysteem van hun kind, kunnen mutaties worden doorgegeven en lessen gepland. De communicatietool van Dewi Online zorgt voor de benodigde (automatische) notificaties. Afsluitend aan de succesvol afgeronde opleiding hebt u de mogelijkheid het diploma te printen. Vanzelfsprekend voldoet Dewi Online aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

De Rapportage module biedt ook voor deze module een standaard set rapporten aan, maar u kunt ook naar eigen inzicht rapporten opstellen. Ook kunnen standaard notificatie mails worden gesceduled, bijvoorbeeld over bezetting, leerlingenaantallen, etc. zodat u altijd up to date geïnformeerd bent.

Communicatie & retentie

Uitgebreide mogelijkheden voor marketing

Dewi Online heeft als geïntegreerd systeem de beschikbaarheid over de data om bezoekpatronen te analyseren met de hulp van de rapportgenerator. Vervolgens kunnen met behulp de takenmanagementtool retentieacties worden ingericht & kunnen resultaten worden gemeten.

Dit biedt u een breed pakket aan marketing & retentietools die de communicatie met uw bestaande en oud leden eenvoudiger en gestructureerder maakt:
• Koppeling van online promotie acties aan de online inschrijven module
• Vastleggen van management informatie, waarop later gefilterd kan worden
• Met een geautomatiseerde activiteitenmodule verstuurd u middels bepaalde stappenplannen e-mail berichten, maar ook gepersonaliseerde berichten zijn mogelijk
• Bepaalde promotieactiviteiten worden alleen verstuurd naar de door u bepaalde doelgroepen, op basis van simpel in te stellen filters
• Geautomatiseerde signalering bij instelbare periodes van afwezigheid (non-use) of veranderde trainingsfrequentie (low-use) • Geautomatiseerde promotionele acties gericht op cross-selling mogelijkheden binnen uw dienstenpakket
Snelle communicatie ten aanzien van veranderingen in geboekte groepslessen
Loyalty en Webshop faciliteiten

Geïntegreerd loyalty systeem

Inclusief ingerichte webshop

Elke dag maken consumenten beslissingen over hoe ze tijd, inspanningen en geld gaan besteden. Als de klant deze bestedingen bij voorkeur bij u doet, in plaats van in een vergelijkbare setting, dan mogen we de klant loyaal noemen. Loyaliteit raakt het lange termijn succes van uw organisatie. Het kost namelijk 7 maal meer inspanning om een nieuwe klant te werven dan een bestaande te houden. Loyaliteit van klanten is dus extreem belangrijk, maar hoe meten we die loyaliteiten hoe kunt u loyaliteit belonen?

Met de Dewi Online’s geïntegreerde Loyalty module kun je een compleet pakket aan incentives bieden, die het lidmaatschap voor beiden interessanter maakt en daarbij uw community versterkt. Bovenal geeft het u inzicht in de tevredenheid van uw klanten, waarbij herhaling van acties wijst op een zekere loyaliteit. Enkele voorbeelden:
• Leden kunnen credits verdienen op basis van inschrijvingen, verlengen van contracten, bezoeken aan bepaalde activiteiten etc. Het geïntegreerde loyalty systeem van Dewi Online legt alle transacties automatisch vast en wijst punten toe;
• U maakt een aanbieding voor nieuwe leden, die door bestaande leden wordt doorgestuurd aan vrienden. Bij aanmelding wordt gevraagd naar de herkomst van hun interesse voor uw organisatie, waarna uw lid automatisch de verwijzingscredits krijgt bijgeschreven;
• Niet alleen herhaling is belangrijk voor loyaliteit, maar ook de tijd en frequentie van acties bepaalt het succes van uw organisatie. In Dewi Online kunt u tijds- en bezoek bonussen inzetten om aan te sluiten op gewoontes van uw klanten, alsmede te sturen op piek- en dal momenten & seizoenen;
• Ook kunt u het loyalty systeem inzetten voor het promoten van andere diensten en locaties, waardoor het upgraden van lidmaatschappen zal toenemen;
Hoe intensiever de relatie tussen uw organisatie met een lid, hoe meer die loyaliteit wordt gewaardeerd. De punten die worden verdiend, leiden weer tot bestedingen of aankopen via uw webshop, die de relatie tussen u en uw leden verder versterkt.  • Naast uw eigen producten en diensten zoals losse artikelen of zelfs abonnementen, kunnen via ‘dropshipping’ via uw webshop ook andere producten geleverd worden, zonder dat uw organisatie hier extra logistieke handelingen voor hoeft te Afrekenen met iDEAL of betalingen via automatische incasso (SEPA) kunnen eenvoudig afgehandeld worden.

Social media & Website

Community en social media integratie

De wereld wordt meer en meer digitaal. Uw website moet dan ook meer bieden dan de vermelding van openingstijden, lesroosters en lidmaatschapsopties. Via uw website en digitale communicatie wilt u online laten weten van wat uw locatie te bieden heeft. Middels blogs houdt u leden up to date, wekt u de interesse van lezers en bouwt u aan uw eigen community.

Middels een online community biedt u een extra dimensie om de bloeiende atmosfeer op locatie ook op het web uit te stralen. Daarbij kunnen methoden en intensiteit worden afgestemd op de onderliggende activiteit; een fitness blog, een foto galerij of juist een bericht over een aankomend event via uw Facebook account, er zijn vele manieren om te communiceren wat er binnen uw organisatie speelt. Positieve berichten en mooie beelden zullen uitnodigen tot het delen, reageren of doorsturen, zeker in combinatie met een goed loyalty programma. Met deze Dewi Online tools versterkt u de basis van uw ledenbestand en vergroot u de aantrekkingskracht van uw organisatie voor nieuwe bezoekers.

Trainer- & klanten-app

App/webportaal /kiosk

Geef de trainers meer tijd voor de sporters en leerlingen door gebruik te maken Dewi Online’s Personeels-App voor telefoon en tablet. Door het dagelijkse werkschema snel inzichtelijk te hebben kunt u uw medewerkers beter en sneller inplannen op en rondom hun verwachte aanwezigheid. Het direct in kunnen plannen van persoonlijke afspraken tussen trainer en sporter wordt zelfs in de meest lastige agenda’s eenvoudig. Verder ondersteunt de “in en uit klokken”-functie u in het makkelijker berekenen van de gewerkte uren.

Bovenstaande personeelsfunctionaliteit komt beschikbaar met als grote voordeel: alles is geïntegreerd en aangesloten op uw lesrooster, dat ook te zien is in de Dewi Online’s Leden-App. Met deze app stijgt de betrokkenheid van uw leden doordat ze direct het lesrooster kunnen inzien, de opzet van lessen kunnen opvragen, achtergrondinformatie trainers kunnen lezen. Of ze kunnen hun plek in de qua aantal beperkte groepsles reserveren, waar ook hun vrienden trainen. Betalingen kunnen worden gemanaged en onderlinge communicatie wordt met de geïntegreerde community functie mogelijk.

De Kiosk functie van Dewi Online gaat nog verder dan de app. U kunt met deze functie een entree functie creëren die 24/7 toegang verschaft, een volledige online inschrijving laten verzorgen voor nieuwe leden die papierloos is en aan alle wettelijke vereisten voldoet inclusief het maken van foto’s, uitgifte van ledenpassen als ook betalingen met Pin en andere methodes mogelijk maken.

Rapportage & Dashboard

Statistieken – acties – retentie

Intelligentie komt natuurlijk niet zomaar in slimme systemen en apparaten terecht. Het begint altijd met de vraag: welke data is relevant of zelfs cruciaal voor onze business? De volgende stap is om deze data te verzamelen en in kaart te brengen. Uiteraard geautomatiseerd door middel van geavanceerde hardware- en softwaretechnieken die de data aan het internet koppelen.

Slimme systemen die belangrijke gegevens omzetten naar informatie, om uiteindelijk ook voorspellende data te krijgen. Daarmee kun je in spelen op trends en ontwikkelingen , maar ook kosten besparen. Managent informatie wordt daarmee Business Intelligence.

Dewi Online beschikt over rapportage en analyse tools, welke,  direct inzicht kunnen bieden in elk gewenst aspect van uw organisatie. Met deze tools kan volledig naar eigen grafische wens een management dashboard worden ingericht, met KPI’s als omzet, storno’s, actieve leden en nieuwe leden, etc. Op basis van voor gedefinieerde rapporten kunt u uw eigen rapportages opstellen en bewaren. Exporteren van deze gegevens is middels de export knop overal in het pakket mogelijk, naar een spreadsheet programma dan wel direct per mail. Dit laatste kan ook voor rapporten automatisch ingesteld worden

Dewi Online rapportage tools maakt het mogelijk om rapportages binnen bepaalde doelgroepen te delen, templates voor meerdere vestigingen te gebruiken en data te cumuleren. Ofwel, “See the big picture” is direct en eenvoudig beschikbaar als u meerdere vestigingen heeft. U kunt op basis van de management info direct actie ondernemen voor wat betreft storno’s, afwezigheid bij gereserveerde groepslessen, het opzetten van promotionele acties, en meer.

Daag ons uit!

Wij bieden een geïntegreerd totaalpakket, maar het kan zijn dat u specifieke mogelijkheden voor uw business case mist? Wij gaan graag de uitdaging aan om samen met u de gewenste oplossing te creëren.