Privacy Policy
Dit privacy statement is gepubliceerd op 24 mei 2018 en vervangt het vorige privacy statement.
Binnen Dewi Software hechten we veel waarde aan het beschermen van Persoonsgegevens, waarbij we vanzelfsprekend voldoen aan de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG), ofwel EU- General Data Protection Regulation (GDPR). In dit privacy statement geven we aan waarom wij persoonsgegevens verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken en bewaren, onder welke condities we de gegevens eventueel aan anderen verstrekken en hoe we ze beveiligen. Dit privacy statement is van toepassing op het gebruik van onze software, de afname van onze producten en diensten, sales en marketing en onze contractactiviteiten. Tevens geldt dit statement voor onze HRM-activiteiten.
Wie is Dewi Software?
Dewi Software ontwikkelt en levert geïntegreerde totaaloplossingen voor clubmanagement en procesmanagement in de leisure, sport en entertainment industrie. Naast lidmaatschapsadministratie en reserveringsfaciliteiten heeft onze software eveneens uitgebreide functionaliteiten met betrekking tot onder andere incassoprocessen, toegangscontrole, POS, loyalty-, Customer Relationship Management (CRM) en meer. Ons kantoor is gevestigd aan de Almijstraat 14, 5061PA te Oisterwijk.
Onze Functionaris Gegevensbescherming kan worden bereikt via email: privacy@dewi.nl Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 2 van 10
Wanneer leggen wij Persoonsgegevens van u vast?
Wanneer u onze producten (voornamelijk software) gebruikt.
Wanneer u als persoon met ons communiceert; per brief, mail, telefoon, social media, website of welke andere wijze dan ook.
Indien we persoonsgegevens verkrijgen via andere geautoriseerde bronnen zoals sociale netwerken, publieke bronnen, onze marketingpartners en andere openbare bronnen. We zullen deze data alleen gebruiken als u hiervoor toestemming hebt gegeven.
We zullen persoonsgegevens vastleggen indien deze gegevens van belang kunnen zijn – waarbij dit belang in verhouding moet staan ten opzicht van het privacybelang. Voordat we eventueel data vastleggen wordt beoordeeld of er een gemeenschappelijke interesse bestaat tussen jou en Dewi Software BV.
Waarom registreren en gebruiken we deze persoonsgegevens?
We registreren en gebruiken de persoonsgegevens vooral voor administratie- en salesdoeleinden, marketingactiviteiten en ten behoeve van klantenservice. Daarnaast worden persoonsgegevens vastgelegd in relatie tot onze partners, toeleveranciers en van personen die een baan zoeken of werken bij Dewi Software.
Wellicht gebruiken we uw gegevens in de volgende situaties:
We sturen u gevraagde marketinginformatie, waaronder informatie over producten en diensten, activiteiten en acties, eventueel van of in combinatie met onze partners. Deze marketingcommunicatie is op basis van aanmelding en hier is door u toestemming voor gegeven.
Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 3 van 10
We sturen u informatie over producten en/of diensten die u reeds bij ons hebt afgenomen, dan wel opvolgers daarvan c.q. aanvullingen daarop.
In het kader van een directe verkoopactie; in gevallen daar waar duidelijk een gemeenschappelijke interesse is vastgesteld.
We verstrekken informatie en toelichting over een bijeenkomst waarvoor u zich opgegeven hebt.
We reageren op een contactformulier dat u hebt ingevuld op Dewi.nl, dan wel indien u iets van Dewi.nl hebt gedownload.
We reageren op een reeds lopend ingekomen verzoek.
We verstrekken toegang c.q. ondersteuning in een Free Trial periode van Dewi Software.
We bieden toegang tot onze portal op de Dewi.nl website, dan wel tot een portal in onze software.
We voeren contractueel noodzakelijke en/of verplichte werkzaamheden uit, waaronder het sturen van bevestigingen, uitwisselen van licentiedetails, het sturen van facturen, herinneringen, etc.
Indien er een verstoring van onze dienstverlening optreedt dan wel te verwachten is, zullen we u hierover berichten.
Conform de instellingen van onze systeemsoftware zullen er ook geautomiseerd berichten worden verstuurd, waarover contractuele afspraken bestaan.
We zullen enquêtes uitvoeren waarbij we uw mening vragen over onze producten en dienstverlening.
In de situatie van het invullen of vervullen van een vacature. Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 4 van 10
Onze grondslag voor het vastleggen van persoonsgegevens
Vastleggen met toestemming als grondslag
Het vastleggen van persoonsgegevens gebaseerd op toestemming van de betrokkene zal worden uitgevoerd middels ‘formulieren’, waarbij de toestemming wordt vastgelegd. Individuele toestemming (als onderdeel van onze dienstverlening en processen) wordt altijd gedocumenteerd vastgelegd.
Vastleggen met contractuele basis als grondslag
We gebruiken persoonsgegevens om onze contractuele afspraken met klanten, partners en toeleveranciers na te komen.
Vastleggen op basis van gelegitimeerd belang
Wij kunnen persoonsgegevens vastleggen indien we van mening zijn dat het een gelegitimeerd belang betreft en de privacybelangen van de betrokkene niet geschaad worden c.q. dit belang niet opheffen. Normaal gesproken hebben we in deze gevallen beoordeeld dat er een gemeenschappelijke basis is, waaraan onze sales- en marketing doelen gerelateerd kunnen worden. We zullen vanzelfsprekend betrokkenen altijd wijzen op hun privacyrechten en de toestemmingen waaronder de persoonsgegevens zijn vastgelegd.
Welke categorieën persoonsgegevens worden vastgelegd?
We leggen de volgende gegevens vast: naam, adresgegevens, telefoonnummers, emailadres, bedrijfsgegevens. Daarnaast leggen we gegevens vast omtrent service- en salesgerelateerde processen, vragen en documenten. Op onze websites kunnen IP-adressen en ondernomen acties worden vastgelegd.
Als er content wordt gepost op een communitygedeelte, dan kan de informatie door iedereen met toegang tot deze community gelezen worden. Wij hebben in dit geval geen controle over het gebruik van Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 5 van 10
de informatie. Daarom zijn we niet verantwoordelijk voor informatie geplaatst op communitygedeeltes.
Indien u betrokken bent bij een HRM-traject, dan zal er gedurende dat proces data van u worden verzameld.
Dewi Software legt geen bijzondere persoonsgegevens vast en verwerkt deze ook niet, behalve in een specifieke en gesloten demo setting met één van onze klanten. De data wordt daarbij aangeleverd door deze klant, om specifieke processen te analyseren en vooral ook om processen te testen op veiligheid voor uw persoonsgegevens.
Hoe lang houden we uw Persoonsgegevens vast?
We bewaren persoonsgegevens zo lang als we het noodzakelijk vinden om de doelstelling te behalen waarvoor de data oorspronkelijk is vastgelegd. Daarbij willen en moeten we niet alleen de voorliggende vraagstukken beantwoorden, maar zeker ook de eventueel achterliggende oorzaken oplossen c.q. andere issues voorkomen.
Bovenstaand kan betekenen dat we uw persoonsgegevens eventueel voor een wat langere tijd bewaren, nadat u voor het laatst een interactie met ons gehad hebt. Indien de data niet langer nodig wordt geacht, zullen we deze op een veilige wijze verwijderen. Indien data langer wordt bewaard voor statistische redenen, dan zal deze geanonimiseerd zijn (hieronder verstaan wij dat de persoonsgegevens worden overschreven door anonimiserende waarden).
Uw rechten ten aanzien van uw data
Voor wat betreft uw persoonsgegevens hebt u de volgende rechten: Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 6 van 10
Het recht om te verzoeken dat Dewi Software uw persoonsgegevens corrigeert in geval deze niet correct vastgelegd c.q. gedateerd zijn.
o Als u een eindgebruiker bent van onze online producten, dan kunt u zelf via de app of via het portaal uw gegevens aanpassen en het verzoek tot wijzigen indienen.
Het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd (indien er voor Dewi Software geen noodzaak meer is om deze gegevens vastgelegd te houden).
Het recht om een gegeven toestemming voor verwerking terug te trekken, bijvoorbeeld voor het toesturen van e-marketing.
o Deze toestemming kunt u terugtrekken via de e-marketing communicatie zelf, door de desbetreffende link te gebruiken.
o Indien u eindgebruiker bent van onze online producten, dan kunt u dit zelf instellen in uw app c.q. portal.
o U zult dan wellicht nog wel systeemberichten ontvangen dan wel berichten van administratieve aard, alsook notificaties omtrent uw accountactiviteiten.
Het recht om te verzoeken dat Dewi Software u een overzicht verschaft van uw persoonsgegevens en – indien mogelijk – deze gegevens direct doorstuurt (in een geschikt format) naar een andere verwerker. Dit laatste geldt alleen indien de dataverwerking is gebaseerd op een overeenkomst.
Het recht om te verzoeken dat verwerking wordt gestopt c.q. beperkt, in geval van een dispuut omtrent de correctheid van de data en/of de wijze van verwerking.
Het recht om te protesteren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien de verwerking is gebaseerd op het gemeenschappelijk belang en/of direct marketing.
Alle vragen omtrent uw privacyrechten kunt u zenden naar: privacy@dewi.nl Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 7 van 10
Het gebruik van cookies
Monitoren gedrag bezoeker
Onze websites maken gebruik van verschillende technieken om bij te houden wie de website bezoekt, hoe deze bezoeker zich op de website gedraagt en welke pagina’s worden bezocht. Dit levert informatie op die bijdraagt aan de kwaliteit van de gebruikerservaring.
De informatie die we via cookies registreren, bestaat onder meer uit IP-adressen, het type browser en de bezochte pagina’s. Tevens monitoren we waar bezoekers de website voor het eerst bezoeken en vanaf welke pagina ze vertrekken. Deze informatie houden we anoniem bij en is niet gekoppeld aan andere persoonlijke informatie.
Gebruik van cookies
Verder worden bij een bezoek aan de website cookies geplaatst bij bezoekers. Dat doen we om informatie te verzamelen over de pagina’s die gebruikers op onze website bezoeken, om bij te houden hoe vaak bezoekers terugkomen en om te zien welke pagina’s het goed doen op de website. Ook houden we bij welke informatie de browser deelt.
Wij leggen deze gegevens vast om onze websites efficiënter te maken en van betere informatie te voorzien, meer afgestemd op uw individuele wensen. Daarnaast gebruiken we de info ook om de security te monitoren en om misbruik te voorkomen.
Cookies uitschakelen
U kunt er voor kiezen om cookies uit te schakelen. Dat doet u door gebruik te maken van de mogelijkheden van uw browser. U vindt meer informatie over deze mogelijkheden op de website van de aanbieder van uw browser.
Cookies van derde partijen
Het is mogelijk dat derde partijen, zoals Google, op onze website adverteren of dat wij gebruik maken van een andere dienst. Daarvoor plaatsen deze derde partijen in sommige gevallen cookies. Deze cookies zijn niet door onze websites te beïnvloeden. Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 8 van 10
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld, verkocht, verhuurd of onderling verhandeld met een derde partij behalve in de situatie zoals hieronder beschreven.
Toeleveranciers ingeschakeld in het belang van de dienstverlening:
We kunnen uw gegevens doorgeven aan bepaalde aan ons gelieerde partijen, die daarmee als toeleverancier namens ons hun specifieke diensten aan u kunnen aanbieden.
Derde partijen (partners) waarmee we functioneel nauw samenwerken:
Wij werken nauw samen met diverse partners, ieder op hun beurt voorlopers in een bepaald vakgebied, om in gezamenlijkheid over een breder en completer en geïntegreerd pakket aan functionaliteiten en dienstverlening te kunnen beschikken. Een voorbeeld: onze apps in de App Store en de producten van de diverse koppelingspartners.
Met deze partners zullen we onderling gegevens uitwisselen, eventueel op uw uitdrukkelijk verzoek, wat vervolgens kan leiden tot gebruik in lijn met dit privacy statement. Deze partijen kunnen eventueel uw gegevens gebruiken om hun dienstverlening (eventueel als gevolg van gemaakte afspraken) beter te kunnen uitvoeren.
In sommige gevallen zal een partner als Verwerker of Subverwerker optreden van uw gegevens. Naast het feit dat wij onze afspraken met deze partners hebben gemaakt, adviseren wij u de privacy statements van deze partijen door te nemen en – indien van toepassing/wettelijk verplicht – zelf een Verwerkersovereenkomst met deze partij te sluiten.
Indien wettelijk of juridisch verplicht:
We zullen uw persoonsgegevens openbaren indien dit wettelijk verplicht is, of indien wij oprecht van mening zijn dat dit noodzakelijk Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 9 van 10
is om de rechten van onze onderneming te beschermen en/of het nodig is in lijn met een juridisch procedure, een gerechtelijk bevel of rechtszaak. Vanzelfsprekend zullen we ons daarbij tot het uiterste inspannen om uw privacyrechten te beschermen.
Gebruik van toeleveranciers (Verwerkers en subverwerkers)
We zullen waarschijnlijk gebruik maken van toeleveranciers om persoonsgegevens namens ons te laten verwerken. Het is onze verantwoordelijkheid om te zorgen dat deze toeleveranciers zich committeren aan dit privacy beleid en de van toepassing zijnde wetgeving, middels het aangaan van een Verwerkersovereenkomst.
Als de toeleverancier persoonsgegevens verwerkt buiten de EU, dan dient het verwerken in overeenstemming te zijn met het zogenaamde “EU Privacy Shield Framework”, de standaard EU Contract Clausules voor verwerking in landen buiten de EU of een andere gangbare, geaccepteerde juridische basis voor de transfer van persoonsgegevens naar een land buiten de EU.
Als een nieuwe toeleverancier wordt ingehuurd die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens, dan zullen klanten van Dewi Software conform onze Verwerkersvoorwaarden worden geïnformeerd. Een overzicht van de betrokken toeleveranciers maakt onderdeel uit van onze Verwerkersvoorwaarden.
Aanpassen van dit privacy statement
Dewi Software behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen op elk gewenst moment. Op onze website zal te allen tijde de van toepassing zijn de versie bevatten. Indien we een significante wijziging aanbrengen in de wijze waarop we omgaan met persoonsgegevens, zullen we dit vooraf melden op onze website en u voorafgaand via email hierover berichten. Pr iv acy Statement Dewi Sof tware BV, 2 4 mei 2018 Pagina 10 van 10
Uw rechten indien u niet tevreden bent over uw privacy behandeling
Als u niet tevreden bent met de wijze waarop we met uw persoonsgegeven zijn omgegaan, dan verzoeken we u in eerste instantie contact op te nemen met privacy@dewi.nl.
Indien u dan nog steeds niet tevreden bent, kunt u direct contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze nationale toezichthoudende instantie is te bereiken via: autoriteitpersoonsgegevens.nl.