Basis

Wat kan ik verwachten?

Dewi Online is de opvolger van Dewi Clubmanager. Een compleet nieuwe versie, maar dan met nog veel meer functionaliteiten. Een alles-in-één oplossing. Met de modernste technologieën, de hoogste standaard van veiligheid, de nieuwste visie op softwareontwikkeling, maar vooral ook gebaseerd op de door u vertrouwde kernwaarden van Dewi.

Heeft Dewi Online meer mogelijkheden dan Dewi Clubmanager?

In Dewi online zitten standaard veel meer mogelijkheden. Meer functionaliteiten en toepassingen. En Dewi Online is te gebruiken vanaf vrijwel elke locatie en met vrijwel elk device, ook Mac.

Waarom komt er een nieuwe versie?

De huidige opzet van Dewi Clubmanager (januari 2018) maakt dat de applicatie relatief afhankelijk is van lokale netwerken en van Microsoft. Nu de meeste trainingssoftware in de cloud beschikbaar is, maakt dit het voor Dewi ook mogelijk deze stap te maken. De huidige software van Clubmanager upgraden naar een volledig SaaS (software as a service) platform, blijkt geen haalbaar proces. Dan blijven we aan ‘oude’ technologie gebonden. We willen juist een oplossing gericht naar de toekomst bieden, waarbij de mogelijkheid om te koppelen met applicaties van derden onderdeel van de strategie is. Daarom hebben we de meest logische (maar wel rigoureuze) beslissing genomen om een volledig nieuw product te ontwikkelen, met de goede basisopzet van Dewi Clubmanager als fundament.

Moeten we ons op een heel ander programma gaan voorbereiden?

De oorspronkelijke structuur van Dewi Clubmanager zal absoluut nog herkenbaar zijn. Velden, terminologie en werkwijze zijn vrijwel onveranderd. Dewi Online is vriendelijker en makkelijker in gebruik, zeker aan de operationele kant. Het uiterlijk en de bediening zijn sterk vereenvoudigd.

Blijven de mogelijkheden die we nu hebben gehandhaafd?

De meeste functionaliteiten zullen gehandhaafd blijven. Het kan voorkomen dat de opzet iets anders is. Daarnaast biedt Dewi Online heel veel meer mogelijkheden zoals online reserveren, online inschrijven, een app, en nog veel meer. Die mogelijkheden leest u bij toepassingen.

Functionaliteit

Welke mogelijkheden bevat Dewi Online?

Alle functionaliteiten die u nodig hebt voor de aansturing van uw organisatie, zijn geïntegreerd, zoals:

  • Lidmaatschapsmanagement
  • Debiteurenbeheer
  • Toegangsregistratie / klantendisplay
  • POS / kassasysteem
  • Roosters en reserveren
  • Klantvolgsysteem
  • Club app
  • Retentiemanagement en berichtenmodule
  • Managementrapportages.

Meer hierover kunt u lezen bij toepassingen. Bovendien is Dewi Online te koppelen met andere software die u gebruikt.

Staat de door u gewenste functionaliteit niet in bovenstaande lijst, laat het ons dan weten. Wij bouwen continu aan nieuwe gebruikerswensen, dus wellicht kunnen we toch iets voor u betekenen.

Is er ook een keten-functionaliteit?

Ja. Dewi Online is gebouwd vanuit de gedachte dat er snel een nieuwe locatie opgezet moet kunnen worden, waarbij de rapportages en processen ook overkoepelend gedraaid kunnen worden.

Is er een klantvolgsysteem dat ingezet kan worden voor retentie en leden volgen?

Jazeker. Dewi Online is voorzien van de functionaliteit om volgtijdelijke stappen en contactmomenten te koppelen in een reeks. Daarbij kan Dewi Online ingesteld worden om op bepaalde momenten, onder bepaalde voorwaarden, berichten te sturen en/of taken aan te maken. Dit systeem kan worden ingezet voor trainingsprogramma’s, maar ook voor sales- en retentietrajecten.

Kan er een widget gemaakt worden voor de inschrijvingen voor groepslessen op mijn huidige website?

Ja. Dewi Online beschikt over een iframe dat heel eenvoudig kan worden geïntegreerd in uw website.

Wat houdt de AVG (module) in?

Dewi Online zal de beschikking krijgen over persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en zal deze voor klanten verwerken, zoals bedoeld in artikel 1 WBP. De opzet van onze software en onze licentiestructuur zal per 25 mei van dit jaar voldoen aan de van kracht wordende nieuwe Europese privacywetgeving GDPR (General Data Protection Regulation, ofwel Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).

Dewi Online voorziet in de voorwaarden voor het bewerken van persoonsgegevens, ook ten behoeve van betrokken derde partijen, en zal per 25 mei a.s. ook kunnen voldoen aan de aanvullende rechten die eindklanten (dus uw klanten) door de AVG hebben gekregen. Indien gewenst kunnen wij uw organisatie ondersteunen met de “compliance” aan deze nieuwe, strengere privacy wetgeving.

Overstap

Hoe lang duurt het implementatie traject?

Dit is echt afhankelijk van de situatie. Start u met uw activiteiten in een beperkte setting qua mogelijkheden en opties, dan bent u met een paar uurtjes onderweg. De overstap van Clubmanager naar Dewi Online waarbij u start met dezelfde functionaliteit, zal ongeveer twee dagen aan onze kant in beslag nemen (doorlooptijd ongeveer vier weken, inclusief test en trainingstijd).

Wilt u meer functionaliteiten gaan gebruiken (online reserveringen, online inschrijven, loyalty, trainingsprogramma’s, koppelingen, etc.) dan moet u denken aan enkele dagen extra implementatie aan onze kant, plus een iets langere doorlooptijd om ook de nieuwe processen uit te werken.

Komt er een cursus voor Dewi Online?

Nadat u hebt besloten om over te stappen op Dewi Online, volgt er een conversie traject. In dit traject – dat natuurlijk specifiek wordt afgestemd op uw situatie – zullen de key users een dagdeel uitleg krijgen over Dewi Online. Indien gewenst kunnen (in overleg) aanvullende trainingen (op locatie) worden verzorgd. In een later stadium zullen we op vrijdagmiddagen inloopsessies organiseren bij ons op kantoor, waarbij specifieke thema’s aan de orde zullen komen.

Wat moet ik als klant doen of aanpassen voor Dewi Online?

Hoewel Dewi Online een cloudoplossing is, stelt het gebruik van Dewi Online wel degelijk eisen aan uw netwerk. Lokaal zijn er devices die geplaatst moeten worden voor onder andere registratie, printen en het bedienen van andere randapparatuur. Er dient dus een adequaat lokaal netwerk (LAN) te zijn waarvan Dewi Online gebruik moet kunnen maken, ook voor wat betreft de voorzieningen in het geval dat internet onverhoopt niet beschikbaar is.

Daarnaast dient er een internetverbinding te zijn met voldoende downstream en upstream. Afhankelijk van de gewenste functionaliteit kan er sprake zijn van een benodigd vast IP-adres. Het netwerk dient te draaien op een voldoende snelheid; de meest stabiele opstelling is één centrale hub waarop alle apparatuur is aangesloten, inclusief de modem. Verder is Dewi Online ontwikkeld voor gebruik in Google Chrome.

Indien een 24/7 continu oplossing wordt vereist (dus geen uitval indien internet met een vaste aansluiting tijdelijk niet functioneert) dan dienen additionele voorzieningen te worden getroffen. Deze voorzieningen zijn niet opgenomen in de standaard prijs.

De kassa is een oplossing die lokaal is geïnstalleerd; die zal doordraaien onafhankelijk van een verbinding met internet, met de daarbij benodigde offline mogelijkheden. Bij herstel van de internetverbinding wordt de synchronisatie opnieuw opgestart.

Wat kunnen we straks niet meer als we naar Dewi Online overgaan?

Bij de conversie van Dewi Clubmanager naar Dewi Online zullen alle leden, contracten, tegoeden, foto’s, gekoppelde documenten en benodigde stamgegevens worden overgezet. Alle mutaties worden niet overgenomen, maar zullen via een ‘inkijkversie’ van Clubmanager beschikbaar zijn. Het aansturen van specifieke functionaliteit zoals zonnebank zal pas medio 2018 mogelijk worden. Stel gerust vragen indien u eraan twijfelt of iets niet meer mogelijk is.

Wanneer gaat Dewi Online in de cloud?

Op dit moment zijn we de nieuwe software aan het testen bij een aantal pilotklanten. Zeer binnenkort gaan we steeds meer gebruikers overzetten naar Dewi Online.

Dewi Online is een cloud oplossing. De applicatie is ontwikkeld om via het web te worden benaderd. Daarnaast zijn er diverse mogelijkheden om de afhankelijkheid van internet te verminderen en de kassa (POS) kan zelfs geheel lokaal draaien.

Wat als ik niet over ga naar Dewi Online?

In principe kunt u de gekochte software blijven gebruiken. Voor gehuurde software zullen wij een voorstel doen. Let wel: na verloop van tijd ontstaat er een risico, aangezien de software niet meer technisch ondersteund wordt.

Wanneer stopt Dewi Clubmanager?

Per 1 januari 2019 stopt Dewi Clubmanager in principe met ondersteuning van het pakket. Technische ondersteuning loopt door tot aan het einde van uw onderhoudscontract. Lopende contracten zullen na 1 januari 2019 niet meer verlengd worden (specifieke situaties in overleg).

Zijn er demo mogelijkheden?

Natuurlijk is het mogelijk om een demo te krijgen. We maken graag een afspraak voor een algemene demo. Mocht u specifieke vragen hebben die u meteen beantwoord wilt zien: stel ze gerust.

Licentie

Wat zijn de kosten voor een licentie?

De kosten zijn afhankelijk van de grootte van uw organisatie (het aantal leden, reserveringen, resources). Voor de Studio versie van Dewi Online betaalt u 87 euro per maand. Dit pakket bevat alle modulen en is dus heel compleet. Het is geschikt tot 250 actieve leden. Hebt u meer leden, dan betaalt u een meerprijs (bijvoorbeeld 15 euro voor 250 extra leden).

Het is mogelijk om Dewi Online te koppelen met de applicaties van derden. De kosten voor deze koppelingen liggen tussen 9 en 39 euro. U kunt een prijslijst opvragen bij Saskia: saskia@dewi.nl.

We willen benadrukken dat u met Dewi Online vooral ook kosten kunt besparen. Daarnaast levert Dewi Online veel op:

  • Dewi Online is een heel uitgebreide applicatie, waarin veel functionaliteiten zijn opgenomen (zoals een app, een loyaliteitmodule, uitgebreide reserveringsmogelijkheden, leerling/sportervolgsysteem, een takenplanner en een berichtenmodule). Deze functionaliteiten kunnen modules van derden vervangen; die tools kunt u opzeggen. Zo bespaart u flink in de kosten.
  • Een groot deel van uw back-up en security zit al in Dewi Online. De kosten die u hiervoor maakt bij een derde partij, zullen voortaan een stuk lager zijn.
  • Dewi Online is een cloud applicatie, die niet op uw lokale infrastructuur draait. Dit betekent dat u minder tot veel minder snel hoeft te investeren in:
    -Server(s)
    -Pc’s
    -Het lokale netwerk
    -Licenties zoals MS-Office.
  • Dewi Online is een geïntegreerd totaalpakket, dat streeft naar efficiency en effectiviteit. Daarmee kunt u vooral tijd besteden aan wat echt belangrijk is: uw klanten.

Dus voor wat betreft kosten: Het is belangrijk de netto kosten van alle applicaties na invoering van Dewi Online te vergelijken met hoe uw situatie nu is. Verder kunt u een deel van de licentiekosten lokaal uitsparen.

De investering in Dewi Online levert u bovenal een efficiëntere en effectievere (dus meer klantgerichte) organisatie op.

Waarom betaal ik een meerprijs bij meer leden?

De prijzen van de pakketten zijn gebaseerd op de hoeveelheid transacties die zullen plaatsvinden. Bij meer actieve leden (dus gebruikers) zullen er bijvoorbeeld meer reserveringen geplaatst worden. Er zijn dan meer resources nodig, vandaar de meerprijs.

Welke support biedt Dewi Online?

In het licentiemodel staat standaard 9/17. Wilt u het supportcontact uitbreiden, dan kunnen we in overleg maatwerk afspraken maken.

Wat betekent een overstap voor het contract / licenties?

Wanneer u een Dewi Online licentie afneemt, staat dit in principe los van een Clubmanager licentie. Maar natuurlijk kunnen wij u een passend voorstel doen voor de overstap.

Wat betekent dit voor de back-up?

De hosting en back-up van de Dewi Online software, data en gekoppelde documenten zit verwerkt in de licentiekosten. Indien u veel meer gebruikt dan de basis (dus veel extra documenten), dan kan er sprake zijn van een toeslag.

Wat betekent dit voor de back-up?

De hosting en back-up van de Dewi Online software, data en gekoppelde documenten zit verwerkt in de licentiekosten. Indien u veel meer gebruikt dan de basis (dus veel extra documenten), dan kan er sprake zijn van een toeslag.

 

Andere vraag?

Staat het antwoord op uw vraag er niet bij? Of hebt u twijfels? Neem dan contact op met Saskia van Iersel via saskia@dewi.nl of 013 – 76 20 700. We helpen u graag!

Overstappen naar Dewi Online

U kunt nu al aanmelden voor Dewi Online met een voorinschrijving. Daarmee plaatst u zich op de wachtlijst. Zodra Dewi Online beschikbaar voor u is, nemen wij contact met u op. U zit dus nu nog nergens aan vast.